В наше время, когда глобализация достигла поистине
огромных масштабов, и международный бизнес стал нормой для многих
компаний, деловые поездки превратились в рутину для сотрудников таких
организаций. Затраты во время командировок приходится записывать и
подсчитывать – чтобы затем получить возврат всех потраченных средств.
Процесс
составления отчетов, сбора чеков и счетов может не только банально
раздражать во время деловой поездки, но еще и отнимать немало времени.
Так что руководство компаний, часто отправляющее в командировки своих
сотрудников, должно обратить внимание на специализированные сервисы,
которые избавят подчиненных от лишних забот.
Есть сервисы, такие как TripIt, которые помогают планировать командировки – выбирать рейсы и отели, услуги такси и рестораны для деловых ланчей. А вот контроль над затратами и составление отчетов возьмет на себя стартап Concur, интегрируя с TripIt свой собственный продукт SmartExpense.
Инструмент SmartExpense работает в виде мобильного приложения, а также и в формате онлайнового сервиса – в учетной записи пользователя на сайте Concur. Принцип работы SmartExpense очень простой. В программе TripIt пользователь, он же командированный сотрудник, записывает, где он остановился, как добирался до аэропорта, где трапезничал. При необходимости и при наличии чеков их нужно фотографировать и сохранять в базе данных программы.
Когда же возникает необходимость подсчитать, сколько было потрачено, и
сколько работодателю придется вернуть сотруднику, и в итоге составить
полный отчет о тратах в командировке, в дело вступает SmartExpense,
интегрированный в TripIt. Инструмент создаст отчет на основе сохраненных
в TripIt данных и даже подсчитает длину пути с помощью карт, если
указать место отправки и прибытия (оплата затрат на бензин или услуги
такси).
По такому же принципу работает и веб-версия SmartExpense. Благодаря интеграции с TripIt пользователь
– сотрудник, вернувшийся из командировки – может быстро сформировать
отчет о том, как, где и сколько он потратил во время деловой поездки.
Сфотографированные чеки также прилагаются к отчету, и сумма в них
добавляется к общей сумме расходов. Программа формирует отчет в формате
PDF, который затем отправляется по электронной почте начальнику на
проверку и заверение.
Удобство SmartExpense в том, что программа полностью избавляет работников от необходимости записывать расходы,
описывать их детали и составлять подробный отчет. На ведение бумаг
могут уходить часы, которые лучше потратить собственно на рабочий
процесс. С помощью SmartExpense на создание отчетов будут уходить
минуты. Использование услуги от Concur платное, и руководителям
заинтересованных компаний придется связаться с сервисом, чтобы
определить удобные для их организаций условия сотрудничества.
Мы уже знакомы с подобными сервисами для контроля над командировочными расходами. Пример – ExpenseBay, но именно этот сервис работает немного по другому принципу – с привязкой к аккаунту номера банковской карточки и параллельным учетом расходов с нее в программе. В SmartExpense же, по сути, не нужно лишний раз вводить данные о тратах – все переносится из TripIt. В Рунете, к сожалению, пока не появилось такого рода сервисов, так что командируемым стоит набраться терпения.
Процесс
составления отчетов, сбора чеков и счетов может не только банально
раздражать во время деловой поездки, но еще и отнимать немало времени.
Так что руководство компаний, часто отправляющее в командировки своих
сотрудников, должно обратить внимание на специализированные сервисы,
которые избавят подчиненных от лишних забот. Есть сервисы, такие как TripIt, которые помогают планировать командировки – выбирать рейсы и отели, услуги такси и рестораны для деловых ланчей. А вот контроль над затратами и составление отчетов возьмет на себя стартап Concur, интегрируя с TripIt свой собственный продукт SmartExpense.
Инструмент SmartExpense работает в виде мобильного приложения, а также и в формате онлайнового сервиса – в учетной записи пользователя на сайте Concur. Принцип работы SmartExpense очень простой. В программе TripIt пользователь, он же командированный сотрудник, записывает, где он остановился, как добирался до аэропорта, где трапезничал. При необходимости и при наличии чеков их нужно фотографировать и сохранять в базе данных программы.
Мы уже знакомы с подобными сервисами для контроля над командировочными расходами. Пример – ExpenseBay, но именно этот сервис работает немного по другому принципу – с привязкой к аккаунту номера банковской карточки и параллельным учетом расходов с нее в программе. В SmartExpense же, по сути, не нужно лишний раз вводить данные о тратах – все переносится из TripIt. В Рунете, к сожалению, пока не появилось такого рода сервисов, так что командируемым стоит набраться терпения.
